Правила для идеальной первички. Когда без транспортной накладной можно обойтись. Самые распространенные виды договоров и первичка, которую нужно к ним оформить.
Слово эксперта Алексея Слюсарева, генерального директора юридического центра «Статус-Кво» для журнала «Налоговые споры»
Налоговики тщательно проверяют расходную часть не только по налогу на прибыль, но и по УСН. В НК нет конкретного перечня документов, которыми нужно подтверждать расходы. Основное требование к расходам сформулировано в статье 252 НК. Они должны быть подтверждены документами и направлены на получение дохода. Документы, которые подтверждают расходы, — это первичка (ст. 313 НК). Причем Закон о бухучете устанавливает закрытый перечь обязательных реквизитов первичных учетных документов. Но часто налоговики в своих требованиях выходят за рамки этого перечня.
В качестве примера приведем обычную сделку по купле-продаже товаров. Документы, которые подтверждают реальность и товарность сделки, это договор купли-продажи или поставки и товарная накладная или УПД.
Налоговики при проверке запросят еще и транспортную накладную (ТН). Но должна ли она быть у проверяемого налогоплательщика во всех случаях? Это зависит от условий договора.
Если договором предусмотрено, что поставщик своими силами доставляет товар покупателю, то у последнего ТН быть не должно, так как он не является участником гражданских правоотношений по перевозке груза (постановление Президиума ВАС от 09.12.2010 № 8835/2010, письмо ФНС от 18.08.2009 № ШС-20-3/195).
Если покупатель забирает товар своими или привлеченными силами, то у него должны быть документы, подтверждающие транспортировку. В ситуации, когда покупатель самостоятельно привлекает сторонних лиц для транспортировки товара, он должен иметь ТН. Так как в этом случае он уже является участником отношений по перевозке товара, а именно заказчиком услуги.
Транспортная накладная — это первичный документ, который подтверждает заключение договора о перевозке груза, а значит, и расходы на его доставку. Таким образом, грузополучатель обязан оформить ТН только в случае перевозки товаров силами автотранспортной организации по договору перевозки.
У налоговых органов всегда возникают какие-либо претензии к оформлению ТН. Обычно они связаны с тем, что не заполнены какие-либо реквизиты либо заполнены не в полном объеме. Например, не указаны инициалы водителя, масса груза, сертификат качества и т. д.
Эти придирки сводят на нет роль ТН как первичного учетного документа для подтверждения расходов по транспортировке товара, и, как следствие, доказать реальность сделки становится сложнее. В письме ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238 налоговики отметили, что ТН можно признать первичным учетным документом только при наличии в ней всех реквизитов, которые определены статьей 9 Закона о бухучете.
При этом отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. В этом случае договорные отношения между сторонами могут подтвердить иные доказательства (п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 26.06.2018 № 26). Таким образом, отсутствие, утрата, некорректное заполнение ТН — это еще не конец.
В погоне за правильностью оформления товарной накладной не забывайте об остальных первичных документах, доказывающих реальность и товарность финансово-хозяйственных взаимоотношений с контрагентами